Privacy policy

Privacy Policy — Smart Validation Academy
Version 1.8, October 2026. Effective from the day it is published on the Site.

This Policy is published in Polish and English on the Site. If the versions differ, the Polish one prevails.

The Polish version of this Policy follows below.

1. Who is responsible for your data

The controller of your personal data is Smart Validation spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warsaw, Poland, KRS 0001148331 (District Court for the Capital City of Warsaw in Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register), NIP PL5273145786, REGON 540609616, share capital PLN 5,000. Contact: kontakt@smartvalidation.pl, phone +48 22 602 21 56 (Polish business days). We have not appointed a Data Protection Officer. In this Policy, "we" means Smart Validation, the "Site" means our online school at csvonline.eu, and "GDPR" means Regulation (EU) 2016/679.

2. The short version

• We collect your name and e-mail address and, if you buy a course, your billing details and a record of your progress.

• We use them to give you what you asked for: a place on the waiting list, an account, the course, an invoice and support.

• If you are a professional contact in Rafał Buczek's LinkedIn network, we may write to you about our training. Reply "no" and we will stop.

• We send e-mails about our courses and services only with your consent, and you can stop them with one click.

• We do not sell your data and we do not share it with advertisers.

• We measure traffic on the Site only if you agree to analytics cookies.

• You can ask us for a copy of your data, have it corrected or have it deleted.

3. What we collect

Waiting list and account: first name, last name, e-mail address, password (stored as a hash), sign-up date and whether your consent to commercial e-mails is on.

Using the Site: lesson progress, assessment results, certificates, logins and technical data (IP address, browser, operating system), plus cookie data as described in our Cookie Policy.

Buying a course: the details needed for the transaction and the invoice (name, e-mail address, address and, for business buyers, company name and tax number). We never receive your card number; it goes directly to our payment provider. When you order through our order page, we also record the order itself: what you ordered, when and at what price, the version of the Terms, the consents you gave and when you ticked them, how access was opened, and technical data about your browser. It is our proof if you withdraw from the contract or if there is a dispute.

Contacting us: the content of your message or call, anything you choose to include, and the notes we make on conversations and offers.

Professional contacts on LinkedIn (the network of Rafał Buczek, who manages our company): name, job title, employer, the date of the connection, the address of your profile and, where LinkedIn makes it available, your e-mail address, taken from an export of that network, plus our own notes on your seniority and on how closely your work relates to what we teach.

4. Why we use it, and on what legal grounds

4.1 The waiting list, your account and free content. To register you, give you the preview lesson and tell you when the course opens. Legal ground: Article 6(1)(b) GDPR (a contract and steps taken at your request before one).

4.2 Selling and delivering a course. To take your order, give you access, record your progress, issue your certificate and provide support. Legal ground: Article 6(1)(b) GDPR. We also use a CRM system to look after buyers (Section 6.14).

4.3 Invoicing and accounting. Legal ground: Article 6(1)(c) GDPR (our obligations under tax and accounting law).

4.4 Complaints, withdrawals and statutory warranty. Legal grounds: Article 6(1)(c) GDPR (our obligations under the Polish Consumer Rights Act) and Article 6(1)(b) GDPR.

4.5 Commercial e-mails. Only if you tick the consent box: information about our courses, training materials and services (computerized system validation, training), matched to where you are (account created, course bought, certificate issued). Legal ground: your consent under Article 6(1)(a) GDPR and Article 398(1) of the Polish Electronic Communications Law. Consent is not a condition of an account or a purchase. You can withdraw it with the link in any such e-mail, in your profile or by writing to us. We also record your consent status in our CRM system (Section 6.14), which we may use to send these e-mails.

4.6 Cookies. Strictly necessary cookies need no consent (Article 399(3) of the Electronic Communications Law; our legitimate interest in a working, secure Site under Article 6(1)(f) GDPR). All others are used only with your consent (Article 399(1) of that Act, Article 6(1)(a) GDPR). See the Cookie Policy.

4.7 Security and legal claims. To keep accounts secure, detect abuse such as account sharing or copying of course content, and establish, exercise or defend legal claims. Legal ground: Article 6(1)(f) GDPR (our interest in protecting our business, our content and our learners).

4.8 Messages to professional contacts. Choosing a small number of people in our network whose work relates to our training, individual messages from us to them and a record of who asked us not to write. Legal ground: Article 6(1)(f) GDPR (direct marketing of our own training, Recital 47 GDPR). Reply "no" and we will stop.

4.9 Inquiries and offers for companies. To answer your message or request (by e-mail, on LinkedIn, in a video call or in person at a meeting, conference or other industry event) and to prepare an offer you ask for, including one for your team. Legal ground: Article 6(1)(b) GDPR when you ask on your own behalf, or Article 6(1)(f) GDPR (our interest in answering companies) when you write for your employer. We may also receive a contact person's details from their employer or from a company acting as an intermediary for the inquiry.

4.10 Company access. To handle your account, access, progress and certificate on a seat bought by your employer or another organization, and to settle accounts with it. We receive your name and e-mail address from that organization or from you. Legal ground: Article 6(1)(f) GDPR (performing our contract with that organization).

4.11 Measuring traffic on the Site. Only if you switch on the Analytics category: to see where visitors come from, which pages they view and where they drop off, so we can improve the Site and decide where to talk about our courses. The tool receives an identifier stored in a cookie, data about the visit, the device and the approximate location (country and region) and, if we measure orders, the amount and currency. It does not receive your name, e-mail address or order number. Legal ground: your consent (Article 6(1)(a) GDPR, Article 399(1) of the Electronic Communications Law). Change your choice with the Cookie preferences button in the bottom right-hand corner of the page or, once logged in, on your account page under Notifications & Privacy.

5. Do you have to give us your data

It is voluntary, but without a name and e-mail address we cannot create an account or give you access to a course. Billing details are a statutory requirement: without them we cannot issue an invoice. Marketing consent is optional and does not affect your access to the courses.

6. Who your data is shared with

We do not sell your data. It is received by the categories of recipient listed below, to the extent their task requires. We will give you the names of specific recipients on request (kontakt@smartvalidation.pl). A "processor" acts on our instructions under a data processing agreement; a "separate controller" processes data under its own terms.

6.1 Our e-learning platform provider, based in Cyprus. It hosts your account, the course and your learning records, and sends transactional e-mails. Processor; it stores data in Europe and in the United States.

6.2 Our payment provider, based in Ireland. It processes payments as our processor and, for fraud prevention, as a separate controller. Your bank or card issuer and the provider of the payment method you choose also receive payment data, each as a separate controller.

6.3 Our hosting and e-mail provider, based in Poland. Our domain, website and business mailboxes run on its servers. Processor.

6.4 Our accounting firm, based in Poland. It keeps our books, and we issue some of our invoices in its system. Processor.

6.5 Our automation provider, based in the United States. It records orders placed through our order page, including unfinished ones. After payment, it passes on the data we need to issue the invoice, send the order confirmation and enroll you in the course on the e-learning platform, and checks whether the confirmation was delivered. Processor; it stores data in the United States.

6.6 Our invoicing service, based in Poland. It issues and sends invoices on our behalf as our processor. Under its own terms it may also use invoice data to develop its features, including features based on artificial intelligence, and for that it acts as a separate controller.

6.7 Our telephony provider, based in Bulgaria. It runs our phone number, calls and voicemail. Processor.

6.8 Our cloud e-mail and document provider. We keep our record of orders and buyer requests in its business service; for that, the recipient is its company based in Poland, our processor. Through an account with the same provider we also handle correspondence to our business e-mail addresses, keep some purchase documents and hold the video calls described in Section 4.9, which we do not record or transcribe; for that, the recipient is its company based in Ireland, a separate controller. Both may process data outside the EEA.

6.9 Professional advisers (lawyers, auditors), bound by professional secrecy.

6.10 Public authorities, where the law requires it.

6.11 Our virtual office operator, based in Poland. It receives mail sent to our registered office. Processor.

6.12 Our traffic measurement provider, based in Ireland. It receives the data described in Section 4.11, only with your consent. Processor; we have switched off sharing data for its own purposes and its advertising features. It uses companies in its group, including in the United States.

6.13 Our artificial intelligence assistant provider, based in Ireland. We use it for office work (correspondence, offers, accounts and course enrollments, orders and invoices, professional contacts). It processes the data as a separate controller under its own privacy policy, including in the United States.

6.14 Our customer relationship management (CRM) system provider. It records data on the people described in Section 4.9 (contact details, company, job title and the history of our conversations and offers). It also records data on people who have bought a course or agreed to receive commercial e-mails (name, e-mail address, purchase details, the company name and tax number for business purchases, the history of support requests and the consent status). Processor; under our account settings, it stores data in the European Union (Germany), but it may access the data from the United States. It uses companies in its group and its own providers, including in the United States and in other countries outside the EEA (Section 7).

7. Transfers outside the European Economic Area

Some data may go to the United States: to our platform provider (6.1), for payment processing (6.2), to our automation provider (6.5), to the cloud providers of our invoicing service (6.6), to our cloud e-mail and document provider (6.8), to our traffic measurement provider (6.12, only with your consent), to our artificial intelligence assistant provider (6.13) and to our CRM system provider (6.14). Our cloud e-mail and document provider (6.8) and our artificial intelligence assistant provider (6.13) may also process data in other countries outside the EEA; our processor under Section 6.8 relies on standard contractual clauses for this. Under our account settings, our CRM system provider (6.14) stores data in the European Union, but it may access the data from the United States, and companies in its group and its own providers may also access it from other countries outside the EEA, for example, when they provide service and support for the account. Where we or our processors make the transfer, it rests on a European Commission adequacy decision (Article 45 GDPR; for the United States, under the EU–U.S. Data Privacy Framework) or on standard contractual clauses (Article 46(2)(c) GDPR), depending on the contract with the recipient. Separate controllers transfer data on their own terms. You can ask us which safeguard covers a given transfer and for a copy of it at kontakt@smartvalidation.pl.

8. Your rights

You have the right to access your data and get a copy (the first one is free), to have it corrected, erased or restricted, to data portability for data you gave us on the basis of consent or a contract, and to withdraw consent at any time without affecting earlier processing (Articles 7(3) and 15–20 GDPR). We cannot erase data we must keep by law, such as invoices.

Right to object (Article 21 GDPR). You can object at any time to processing based on our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR, including Sections 4.7–4.10). We then stop unless we show compelling legitimate grounds or need the data for legal claims. If you object to direct marketing, we always stop.

Write to kontakt@smartvalidation.pl. We reply without undue delay, as a rule within one month (Article 12(3) GDPR).

9. Complaints

You can complain to the Polish supervisory authority, the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warsaw, uodo.gov.pl), or to the supervisory authority in the EU country where you live or work.

10. How long we keep your data

Waiting list and free account: until you delete your account or ask to be removed; we delete an account after 24 months without a login and without any of our messages being opened.

Course purchase, access, learning records and the record of your order and consents: for the access period plus 6 years from the end of the calendar year in which the contract ended (the limitation period for consumer claims). We delete the record of an unpaid order within 3 months of the order being placed. Copies of the order record held by our automation provider disappear within 4 months of deletion.

Certificates: 6 years from issue, so we can confirm a certificate is genuine.

Invoices and accounting records: for the longer of two periods, that is 5 years from the end of the year in which the tax payment fell due (tax law) or 5 years from the beginning of the year following the financial year the records relate to (accounting law).

Marketing consent: the consent status for as long as you have an account; the consent wordings we used and a list of the accounts on which we switched off consent given under an earlier wording, for 6 years from the end of the year in which we stopped using that wording.

Complaints and withdrawals: 6 years from the end of the year in which the matter was closed.

Correspondence: 3 years from its end, or the periods above if it relates to a contract or a claim.

CRM system: we delete data on course buyers 3 years after their last purchase or contact, unless a complaint or dispute is ongoing; data on people who agreed to receive commercial e-mails but have not bought a course, when they withdraw consent or delete their account; data from company inquiries and offers in the same way as correspondence. The remaining periods in this section apply to data in our other systems.

Professional contacts from LinkedIn: we delete the export and any selection from it by 31 December 2026; we keep a note of anyone who asked us not to write for as long as we need it.

Traffic measurement: the provider deletes event-level data after 2 months; aggregate statistics that do not identify you may be kept longer.

Cookies: as stated in the Cookie Policy.

11. Automated decisions

We do not make decisions about you based solely on automated processing, including profiling, within the meaning of Article 22 GDPR.

12. Security

The connection to the Site is encrypted, passwords are stored hashed and only the people who need it have access to your data.

13. Children

The Site is for adult professionals. We do not knowingly collect data from anyone under 18.

14. Changes to this Policy

The current version is always published here. We will tell you about changes that significantly affect how we process your data by e-mail or by a notice on the Site.

· · ·

Polityka prywatności — Smart Validation Academy
Wersja 1.8, październik 2026. Obowiązuje od dnia opublikowania w Serwisie.

Polityka jest opublikowana w Serwisie po polsku i po angielsku. Przy rozbieżności rozstrzyga wersja polska.

Wersja angielska tej Polityki znajduje się wyżej.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest Smart Validation spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, KRS 0001148331 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP PL5273145786, REGON 540609616, kapitał zakładowy 5 000 zł. Kontakt: kontakt@smartvalidation.pl, tel. +48 22 602 21 56 (w dni robocze). Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. W tej Polityce „my” to Smart Validation, „Serwis” to nasza szkoła online csvonline.eu, a „RODO” to rozporządzenie (UE) 2016/679.

2. W skrócie

• Zbieramy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, a jeśli kupujesz kurs, także dane do faktury i zapis Twoich postępów.

• Używamy ich, żeby dać Ci to, o co prosisz: miejsce na liście oczekujących, konto, kurs, fakturę i wsparcie.

• Jeżeli jesteś kontaktem zawodowym w sieci LinkedIn Rafała Buczka, możemy napisać do Ciebie o naszych szkoleniach. Wystarczy odpisać „nie”, a przestaniemy.

• E-maile o naszych kursach i usługach wysyłamy tylko za Twoją zgodą, a zatrzymasz je jednym kliknięciem.

• Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich reklamodawcom.

• Ruch w Serwisie mierzymy tylko wtedy, gdy zgodzisz się na pliki cookies analityczne.

• Możesz poprosić o kopię swoich danych, ich sprostowanie albo usunięcie.

3. Co zbieramy

Lista oczekujących i konto: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (zapisane w postaci skrótu), data zapisu i stan zgody na e-maile handlowe.

Korzystanie z Serwisu: postępy w lekcjach, wyniki testów, certyfikaty, logowania i dane techniczne (adres IP, przeglądarka, system operacyjny) oraz dane z plików cookies opisane w Polityce cookies.

Zakup kursu: dane do transakcji i faktury (imię i nazwisko, adres e-mail, adres, a przy zakupie firmowym nazwa firmy i NIP). Numeru karty nie otrzymujemy, trafia on wprost do operatora płatności. Przy zamówieniu przez naszą stronę zamówienia zapisujemy też samo zamówienie: co, kiedy i za ile zostało zamówione, wersję Regulaminu, udzielone zgody z godziną ich zaznaczenia, sposób otwarcia dostępu i dane techniczne przeglądarki. To nasz dowód na wypadek odstąpienia od umowy albo sporu.

Kontakt z nami: treść wiadomości lub rozmowy, to, co zdecydujesz się w niej podać, oraz nasze notatki o rozmowach i ofertach.

Kontakty zawodowe z LinkedIn (sieć Rafała Buczka, który zarządza naszą spółką): imię i nazwisko, stanowisko, pracodawca, data nawiązania kontaktu, adres profilu oraz, jeśli LinkedIn go udostępnia, adres e-mail, z eksportu tej sieci, a także nasze notatki o poziomie stanowiska i o tym, jak blisko Twoja praca wiąże się z tym, czego uczymy.

4. Po co ich używamy i na jakiej podstawie prawnej

4.1 Lista oczekujących, konto i treści bezpłatne. Żeby Cię zarejestrować, udostępnić lekcję pokazową i powiadomić o otwarciu kursu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa i działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem).

4.2 Sprzedaż i dostarczenie kursu. Żeby przyjąć zamówienie, dać Ci dostęp, zapisywać postępy, wystawić certyfikat i udzielać wsparcia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Do obsługi kupujących korzystamy też z systemu CRM (pkt 6.14).

4.3 Faktury i księgowość. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z przepisów podatkowych i o rachunkowości).

4.4 Reklamacje, odstąpienia i zgodność z umową. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta) i art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.5 E-maile handlowe. Tylko gdy zaznaczysz zgodę: informacje o naszych kursach, materiałach szkoleniowych i usługach (walidacja systemów skomputeryzowanych, szkolenia), dobierane do etapu, na którym jesteś (założenie konta, zakup, certyfikat). Podstawa prawna: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgoda nie jest warunkiem konta ani zakupu. Wycofasz ją linkiem w każdej takiej wiadomości, w profilu albo pisząc do nas. Stan Twojej zgody zapisujemy też w systemie CRM (pkt 6.14), z którego możemy wysyłać te wiadomości.

4.6 Pliki cookies. Niezbędne nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej; nasz prawnie uzasadniony interes w działającym i bezpiecznym Serwisie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Pozostałe stosujemy tylko za Twoją zgodą (art. 399 ust. 1 tej ustawy, art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Szczegóły: Polityka cookies.

4.7 Bezpieczeństwo i roszczenia. Żeby chronić konta, wykrywać nadużycia, takie jak dzielenie się kontem albo kopiowanie treści kursu, oraz ustalać, dochodzić i bronić roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes w ochronie firmy, treści i uczestników).

4.8 Wiadomości do kontaktów zawodowych. Wybór niewielkiej liczby osób z naszej sieci, których praca wiąże się z naszymi szkoleniami, pojedyncze wiadomości od nas do nich oraz zapis, kto poprosił, żebyśmy nie pisali. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing bezpośredni własnych szkoleń, motyw 47 RODO). Wystarczy odpisać „nie”, a przestaniemy.

4.9 Zapytania i oferty dla firm. Żeby odpowiedzieć na Twoją wiadomość albo prośbę (e-mailem, na LinkedIn, w rozmowie wideo albo osobiście, na spotkaniu, konferencji lub innym wydarzeniu branżowym) i przygotować ofertę, o którą prosisz, także dla zespołu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy pytasz we własnym imieniu, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes w odpowiadaniu firmom), gdy piszesz w imieniu pracodawcy. Dane osoby kontaktowej możemy też otrzymać od jej pracodawcy albo od firmy, która pośredniczy w zapytaniu.

4.10 Dostęp firmowy. Żeby obsługiwać Twoje konto, dostęp, postępy i certyfikat na miejscu wykupionym przez pracodawcę albo inną organizację i rozliczyć się z nią. Imię, nazwisko i adres e-mail dostajemy od tej organizacji albo od Ciebie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykonanie umowy z tą organizacją).

4.11 Pomiar ruchu w Serwisie. Tylko gdy włączysz kategorię Analityczne: żeby wiedzieć, skąd przychodzą odwiedzający, które strony oglądają i gdzie rezygnują, i na tej podstawie ulepszać Serwis i decydować, gdzie mówić o kursach. Narzędzie otrzymuje identyfikator zapisany w pliku cookie, dane o wizycie, urządzeniu i przybliżonej lokalizacji (kraj, region), a przy pomiarze zamówień także kwotę i walutę. Nie otrzymuje Twojego imienia, adresu e-mail ani numeru zamówienia. Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Wybór zmienisz przyciskiem Cookie preferences w prawym dolnym rogu strony albo, po zalogowaniu, na stronie konta w zakładce Notifications & Privacy.

5. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie założymy konta ani nie damy dostępu do kursu. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym: bez nich nie wystawimy faktury. Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie wpływa na dostęp do kursów.

6. Komu przekazujemy Twoje dane

Nie sprzedajemy Twoich danych. Otrzymują je odbiorcy z kategorii wymienionych niżej, w zakresie potrzebnym do ich zadania. Nazwy konkretnych odbiorców podamy Ci na prośbę (kontakt@smartvalidation.pl). „Podmiot przetwarzający” działa na nasze polecenie na podstawie umowy powierzenia, a „odrębny administrator” przetwarza dane na własnych zasadach.

6.1 Dostawca platformy e-learningowej, z siedzibą na Cyprze. Prowadzi Twoje konto, kurs i zapisy nauki oraz wysyła e-maile transakcyjne. Podmiot przetwarzający; dane przechowuje w Europie i w Stanach Zjednoczonych.

6.2 Operator płatności, z siedzibą w Irlandii. Obsługuje płatności jako nasz podmiot przetwarzający, a przeciwdziała oszustwom jako odrębny administrator. Dane do płatności otrzymują też, jako odrębni administratorzy, Twój bank albo wydawca karty i dostawca wybranej metody płatności.

6.3 Dostawca hostingu i poczty, z siedzibą w Polsce. Na jego serwerach działają nasza domena, strona i firmowe skrzynki pocztowe. Podmiot przetwarzający.

6.4 Biuro rachunkowe, z siedzibą w Polsce. Prowadzi nasze księgi, a w jego systemie wystawiamy też część faktur. Podmiot przetwarzający.

6.5 Dostawca usługi automatyzacji, z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Zapisuje zamówienia złożone przez naszą stronę zamówienia, także niedokończone. Po płatności przekazuje dane, dzięki którym wystawiamy fakturę, wysyłamy potwierdzenie zamówienia i zapisujemy Cię na kurs na platformie e-learningowej, a także sprawdza, czy potwierdzenie zostało doręczone. Podmiot przetwarzający; dane przechowuje w Stanach Zjednoczonych.

6.6 Serwis do wystawiania faktur, z siedzibą w Polsce. Wystawia i wysyła faktury w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający. Na podstawie własnego regulaminu może też wykorzystywać dane z faktur do rozwijania swoich funkcji, także opartych na sztucznej inteligencji, i w tym zakresie jest odrębnym administratorem.

6.7 Dostawca telefonii, z siedzibą w Bułgarii. Obsługuje nasz numer telefonu, połączenia i pocztę głosową. Podmiot przetwarzający.

6.8 Dostawca poczty i dokumentów w chmurze. Ewidencję zamówień i zgłoszeń kupujących prowadzimy w jego firmowej usłudze; tu odbiorcą jest jego spółka z siedzibą w Polsce, nasz podmiot przetwarzający. Przez konto u tego dostawcy obsługujemy też korespondencję na firmowe adresy e-mail, przechowujemy część dokumentów zakupu i prowadzimy rozmowy wideo z pkt 4.9, których nie nagrywamy ani nie transkrybujemy; tu odbiorcą jest jego spółka z siedzibą w Irlandii, odrębny administrator. Obie mogą przetwarzać dane także poza EOG.

6.9 Doradcy zawodowi (prawnicy, audytorzy), związani tajemnicą zawodową.

6.10 Organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

6.11 Operator biura wirtualnego, z siedzibą w Polsce. Odbiera korespondencję kierowaną na adres naszej siedziby. Podmiot przetwarzający.

6.12 Dostawca narzędzia do pomiaru ruchu, z siedzibą w Irlandii. Otrzymuje dane opisane w pkt 4.11, tylko za Twoją zgodą. Podmiot przetwarzający; udostępnianie danych na jego własne cele i funkcje reklamowe wyłączyliśmy. Korzysta ze spółek swojej grupy, także w Stanach Zjednoczonych.

6.13 Dostawca asystenta sztucznej inteligencji, z siedzibą w Irlandii. Korzystamy z niego przy pracy biurowej (korespondencja, oferty, konta i zapisy na kurs, zamówienia i faktury, kontakty zawodowe). Przetwarza dane jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności, także w Stanach Zjednoczonych.

6.14 Dostawca systemu do prowadzenia kontaktów z klientami (CRM). Zapisuje dane osób z pkt 4.9 (dane kontaktowe, firmę, stanowisko oraz przebieg rozmów i ofert). Zapisuje też dane osób, które kupiły kurs albo zgodziły się na e-maile handlowe (imię i nazwisko, adres e-mail, informację o zakupie, a przy zakupie firmowym nazwę firmy i NIP, przebieg wsparcia oraz stan zgody). Podmiot przetwarzający; zgodnie z ustawieniem naszego konta dane przechowuje w Unii Europejskiej (w Niemczech), ale może mieć do nich dostęp ze Stanów Zjednoczonych. Korzysta ze spółek swojej grupy i ze swoich dostawców, także w Stanach Zjednoczonych i w innych państwach spoza EOG (pkt 7).

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część danych może trafiać do Stanów Zjednoczonych: do dostawcy platformy (6.1), przy obsłudze płatności (6.2), do dostawcy automatyzacji (6.5), do dostawców chmury serwisu faktur (6.6), do dostawcy poczty i dokumentów w chmurze (6.8), do dostawcy narzędzia do pomiaru ruchu (6.12, tylko za Twoją zgodą), do dostawcy asystenta sztucznej inteligencji (6.13) i do dostawcy systemu CRM (6.14). Dostawca poczty i dokumentów w chmurze (6.8) i dostawca asystenta sztucznej inteligencji (6.13) mogą przetwarzać dane także w innych państwach spoza EOG; nasz podmiot przetwarzający z pkt 6.8 opiera się przy tym na standardowych klauzulach umownych. Dostawca systemu CRM (6.14), zgodnie z ustawieniem naszego konta, przechowuje dane w Unii Europejskiej, ale może mieć do nich dostęp ze Stanów Zjednoczonych, a spółki jego grupy i jego dostawcy mogą mieć do nich dostęp także z innych państw spoza EOG, na przykład przy obsłudze i wsparciu konta. Gdy przekazania dokonujemy my albo nasze podmioty przetwarzające, opiera się ono na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO; dla Stanów Zjednoczonych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework) albo na standardowych klauzulach umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zależnie od umowy z odbiorcą. Odrębni administratorzy przekazują dane na własnych zasadach. O to, jakie zabezpieczenie obejmuje konkretne przekazanie, i o jego kopię możesz poprosić na kontakt@smartvalidation.pl.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (pierwsza jest bezpłatna), ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, które dostaliśmy od Ciebie na podstawie zgody albo umowy, oraz wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie (art. 7 ust. 3 i art. 15–20 RODO). Nie usuniemy danych, które musimy przechowywać z mocy prawa, na przykład faktur.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, m.in. pkt 4.7–4.10). Wtedy przestajemy, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne albo dane są nam potrzebne do roszczeń. Po sprzeciwie wobec marketingu bezpośredniego przestajemy zawsze.

Napisz na kontakt@smartvalidation.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

9. Skarga

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

10. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Lista oczekujących i konto bezpłatne: do usunięcia konta albo wypisania się z listy; konto, w którym przez 24 miesiące nie zalogujesz się i nie otworzysz żadnej naszej wiadomości, usuwamy.

Zakup kursu, dostęp, zapisy nauki oraz zapis zamówienia i zgód: przez okres dostępu i 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa się zakończyła (przedawnienie roszczeń konsumenta). Zapis nieopłaconego zamówienia usuwamy w ciągu 3 miesięcy od jego złożenia. Kopie zapisu zamówienia u dostawcy automatyzacji znikają w ciągu 4 miesięcy od usunięcia.

Certyfikaty: 6 lat od wydania, żebyśmy mogli potwierdzić ich autentyczność.

Faktury i dokumentacja księgowa: przez dłuższy z dwóch okresów, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (przepisy podatkowe), albo 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą (przepisy o rachunkowości).

Zgoda marketingowa: stan zgody, dopóki masz konto; brzmienia zgód, których używaliśmy, i wykaz kont, u których przy zmianie brzmienia wyłączyliśmy zgodę zebraną pod poprzednim, przez 6 lat od końca roku, w którym przestaliśmy używać danego brzmienia.

Reklamacje i odstąpienia: 6 lat od końca roku, w którym sprawa została zamknięta.

Korespondencja: 3 lata od jej zakończenia, a gdy dotyczy umowy albo roszczenia, przez okresy podane wyżej.

System CRM: dane osób, które kupiły kurs, usuwamy z niego po 3 latach od ostatniego zakupu albo kontaktu, chyba że trwa reklamacja lub spór; dane osób, które zgodziły się na e-maile handlowe, a kursu nie kupiły, po wycofaniu zgody albo usunięciu konta; dane z zapytań i ofert dla firm tak jak korespondencję. Pozostałe okresy w tym punkcie dotyczą danych w naszych innych systemach.

Kontakty zawodowe z LinkedIn: eksport i każdy wybór z niego usuwamy do 31 grudnia 2026 r.; informację o tym, kto poprosił, żebyśmy nie pisali, zachowujemy, dopóki jest potrzebna.

Pomiar ruchu: dane o pojedynczych zdarzeniach dostawca usuwa po 2 miesiącach; statystyki zbiorcze, z których nie da się odczytać, kim jesteś, mogą zostać dłużej.

Pliki cookies: tak, jak podaje Polityka cookies.

11. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO.

12. Bezpieczeństwo

Połączenie z Serwisem jest szyfrowane, hasła przechowujemy w postaci skrótu, a dostęp do Twoich danych mają tylko osoby, które go potrzebują.

13. Dzieci

Serwis jest przeznaczony dla dorosłych profesjonalistów. Świadomie nie zbieramy danych osób poniżej 18. roku życia.

14. Zmiany tej Polityki

Aktualna wersja jest zawsze opublikowana tutaj. O zmianach, które istotnie wpływają na to, jak przetwarzamy Twoje dane, poinformujemy Cię e-mailem albo komunikatem w Serwisie.